Инструкция как создать Заказ поставщику.

Для создания нового Заказа поставщику  нужно перейти в Журнал заказов поставщикам:

Документы→Управление закупками→Заказы поставщикам

1 журнал заказов

Нажимаем «Плюсик» и открывается новый заказ, который необходимо заполнить (в случае если у одного поставщика товаров или услуг мы покупаем одну и ту же услугу возможно копирование предыдущего заказа, но необходимо будет проверить все обязательные для заполнения поля указанные ниже).

На основании полученного счета от поставщика начинаем заполнять Заказ поставщику.

2.1 заполнение заказа

Необходимые для заполнения поля в Заказе поставщику

1. Выбрать нашу организацию, на которую будет происходить закупка товаров или услуг.
2. Контрагент – необходимо выбрать из справочника контрагентов. Наиболее быстрый и корректный путь для выбора контрагента — находясь в справочнике Контрагенты:

1) установить отбор справочника по ИНН;

2) набрать ИНН целиком либо последние четыре-пять цифр и в предложенном отборе выбрать необходимого контрагента.3 выбор контрагента

Если контрагента нет, то его нужно ввести. Инструкция по вводу контрагента здесь.

Внимание!!! Обязательно нужно проверить наличие контрагента в справочнике по ИНН, т.к. дублирование контрагентов в         справочнике не допускается

3. Выбрать договор контрагента.

4. Дата поступления – дата, когда предполагается получения товара или услуги от поставщика.

5. Дата оплаты – дата, когда нам необходимо осуществить перечисление ДС по счету (либо это может быть дата первого платежа, если оплата будет происходить несколькими частями)

6. В случае покупки товарно-материальных ценностей необходимо указать Склад, на который будет произведена поставка.

7. Поставщику могут быть заказаны товары (материалы) либо услуги. ТМЦ необходимо заполнять во вкладе Товары, а услуги во вкладке Услуги.

8. Заполняем в табличной части Номенклатуру, количество, суммы, ставку НДС

В случае если нет необходимой номенклатуры или инициатор затрудняется выбрать номенклатуру из справочника возможен Упрощенный ввод номенклатуры в заказе – описание этого способа – ниже.

9. Сумма заказа поставщику и сумма НДС должны совпадать с суммами в Счете на оплату.

10. Комментарий — краткое описание по какому документу и что закупаем. (Например, по сч.2015 от 04.12.2015 за материалы. Либо, по сч.№1 от 05.12.2015 за размещение рекламы в журнале …)

На вкладке дополнительно заполняем:

4 вкладка дополнительно

11. Подразделение (ЦФО) нашей организации, к которому относится данные затраты

12. Ответственный — ФИО инициатора сделки

13. Есть возможность создать событие либо напоминание по данному заказу.

14. Ввести номер и дату счета поставщика (для того чтобы была возможность программно проконтролировать дублирование ввода одного и того же счета).

15. Статус заказа в недалеком будущем предполагает три Состояния: 1) Подготовлено – заказ создан инициатором и подлежит проверке руководителем подразделения, бухгалтерией и экономистом; 2) Согласовано – заказ прошел проверки в п.1 и подлежит утверждению руководителем; 3) Утверждено – заказ утвержден руководителем и только в этом статусе возможны дальнейшие действия с заказом – оплата, оформление доверенностей, проведение поступления.

16. Прикрепить к заказу скан счета от поставщика на основании которого введен данный заказ.

 

Упрощенный ввод номенклатуры в заказе.

Для упрощенного ввода номенклатуры в заказе используем две позиции из справочника номенклатура:

1. СЧЕТ для заявки ДС  ТОВАР
2. СЧЕТ для заявки ДС  УСЛУГА

5 упрощенная номеклатура

Данную номенклатуру вводим соответственно либо во вкладку Товар либо во вкладку Услуга:6 Упрощенный заказ

В остальном заказ заполняется в полном объеме, по всем указанным выше параметрам.

Необходимые реквизиты при вводе нового контрагента

Выбор способа ввода реквизитов контрагента зависит от вида контрагента:

  1. Юридические лица
  2. Индивидуальные предприниматели
  3. Физические лица

Разберем особенности ввода реквизитов по всем трем видам контрагентов.

1. Ввод реквизитов Юридических лиц.

При вводе контрагента юридического лица:

  1.  выбираем Вид — Юрлицо
  2.  вводим ИНН
  3.  нажимаем стрелочку Заполнить по ИНН
  4.  нажимаем кнопку Записать

рис1

Если программа выдаст сообщение что контрагент с таким ИНН уже есть, то нужно отменить запись нового контрагента и найти по ИНН уже существующего контрагента в справочнике. Для этого необходимо указать способ отбора контрагентов по ИНН и набрать в поле «Содержит» — ИНН.

рис2

Программа отобразит контрагента с указанным ИНН (в случае наличия у контрагента филиалов возможно наличие в справочнике нескольких контрагентов с одинаковым ИНН, но их КПП будут разные).

Если контрагент новый, то при нажатии кнопки Заполнить по ИНН автоматически будут заполнены реквизиты содержащиеся в госреестре юридических лиц:

  1. Краткое наименование контрагента
  2. КПП
  3. Полное наименование контрагента
  4. Юридический адрес
  5. В контакты добавится ФИО директора.

 После этой процедуры мы вручную заполняем следующие обязательные реквизиты, необходимые для работы с контрагентом.

 На вкладке Общие – выбираем кем для нас является контрагент Покупателем или Поставщиком (ставим соответствующие галочки).

Дополнительно здесь могут быть указаны ОКПО, Регион и Вид деятельности (на данный момент потребность в этих реквизитах не актуальна).

рис3

Во вкладке Как покупатель – устанавливаем основного менеджера, закрепленного за контрагентом.

 На вкладке Контакты обязательными для заполнения являются следующие реквизиты:

1)             Телефон и факс контрагент

2)             Если фактический адрес отличается от юридического, то добавляем этот адрес. (как вводить адрес будет описано ниже).

3)             Также есть возможность зафиксировать Почтовый адрес.

4)                   Адрес электронной почты для рассылки Актов сверок – эл.адрес ответственного лица контрагента, ответственного за акты сверок, которому производится ежеквартальная рассылка актов сверки.

5)              Контактные лица – те лица, с которыми непосредственно ведется работа. Необходимо указать их должность, телефоны и эл.почту. (Наша программа позволяет фиксировать звонки и переписку в виде событий с контрагентами по этим указанным контактным данным).

Как вводить адрес контрагента: В программу загружен адресный классификатор и адрес контрагента нужно заполнять только подбором из справочника.

Должно быть установлено что это Российский адрес, далее подбираем из классификатора (нажав на кнопку «») Регион, Город и Улицу. Если все сделано верно, то индекс заполнится автоматически. Останется указать номер дома и номер офиса или квартиры.

рис4

 

Для ПК ТиС обязательны для заполнения еще два поля:

  1. Обязательно указывать принадлежность к холдингу
  2. Вкладка с контактами там 2 поля контакты и контактные лица, контактное лицо надо указывать в 2-х полях, для выведения его в отчете

Заполняем вкладку – Счета и договоры

1)      Банковские счета – здесь указаны расчетные счета контрагента. Если мы выберем какой-либо расчетный счет «Основной» (он будет выделен жирным), то данные только этого счета будут подставляться во все документы (накладные, платежные поручения …).

Если Основной счет не будет установлен, то в документах его нужно будет выбирать ручную.

рис5

Для ввода нового расчетного счета нажимаем «+»

Вручную нам необходимо ввести номер расчетного (1) счета и БИК (2), остальные реквизиты будут уже заполнены:

рис6

2)    Договоры контрагентов – будут рассмотрены отдельной темой.

 

             2. Ввод реквизитов Индивидуальных предпринимателей.

  1.  выбираем Вид – Физлицо
  2.  вводим ИНН
  3.  нажимаем стрелочку Заполнить по ИНН
  4.  нажимаем кнопку Записать

рис7

Во вкладке Контакты нужно будет вручную заполнить Юридический адрес.

Вся остальная процедура такая же как при вводе реквизитов Юр.лиц.

 

        3. Ввод реквизитов Физически лиц.

 

Здесь нужно наименьшее количество реквизитов:

  1. В поле Наименование вводим ФИО физического лица
  2. Выбираем Вид – Физлицо
  3. Во вкладке Контакты – фиксируем номера телефонов контрагента (здесь же возможно зафиксировать эл.адрес)

Регистрация доверенностей от покупателей при оформлении реализаций

При оформлении реализации с одной организации на другую необходимо наличие оригинала доверенности от покупателя. В доверенности указываются данные физического лица, которому организация доверяет получить товарно-материальные ценности, образец подписи этого физического лица, заверенный руководителем и главным бухгалтером организации, скрепленные печатью.

Для регистрации доверенностей от покупателей в нашей 1с во вкладке Печать есть поле «Довер.входящая»:

Реализация-Печать

Нажав на три точки мы попадем в журнал входящих доверенностей. Если необходимая нам доверенность уже зарегистрирована в журнале, то мы ее просто выбираем. Если доверенности нет, то ее нужно зарегистрировать.

 Порядок регистрации доверенности:

  1. Регистрируем новую доверенность — нажимаем кнопку «+ Создать»
  2. Заполняем данные по доверенности (ФИО, №, дата выдачи, дата срока действия)

Доверенность входящая

3. Прикрепляем скан доверенности – нажимаем «Перейти -> Файлы»

4. Сохраняем доверенность — нажимаем «Записать и закрыть»

 

После того как доверенность сохранена ее выбираем для подстановки в реализацию.

Все необходимые данные доверенности для вывода в печатную форму реализации будут заполнены.

Реализация-финиш

 Требование предприятия — регистрация всех доверенностей от покупателей!!!

Документооборот по Заявкам на оплату

1302510_money

Для того чтобы произвести выплаты с расчетного счета или кассы на нашем предприятии в 1с используется документ «Заявка на расход денежных средств». Этот документ, прошедший необходимые инстанции и заполненный всеми необходимыми реквизитами, попадает на рассмотрение к руководителю,  и после его утверждения подлежит оплате в бухгалтерии.

Читать далее »

Фиксирование приказов на право подписи документов в 1с

Фиксирование в приказов на право подписи ответственных лиц в документах реализации товаров и услуг и счетах-фактурах за Руководителя и Главного бухгалтера.

 Данные приказа вводятся в регистр «Уполномочены лица организаций»

Путь: Операции —> Регистры сведений —> Уполномоченные лица организаций

 

Список уполномоченных лиц

Особенностью данного регистра является то, что нужно отдельно заводить данные приказа за руководителя и главного бухгалтера (как это указано в примере)

 

 

Транспортная накладная. Порядок заполнения.

My dokument

 Транспортная накладная является товаросопроводительным документом при перевозке грузов и используется в тех случаях, когда нет возможности оформления ТТН.

Транспортная накладная оформляется если покупатель (грузополучатель) вывозит груз самостоятельно, в этом случае оформления ТТН не требуется, но для подтверждения перевозки и для предъявления товарно-транспортных документов сотрудникам полиции все равно нужен документ, и таким документом будет – Транспортная накладная.

Читать далее »

Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) – ТТН. Порядок заполнения

My dokument

ТТН является сопроводительным документом при перевозке грузов, содержит два раздела: I–товарный, II-транспортный, выписывается в четырех экземплярах:

1)  Для грузоотправителя. Этот экземпляр заверяется подписями грузоотправители и водителя, получившего груз. В случае пропажи груза на основании этого экземпляра возможно судебное разбирательство с транспортной компанией, отвечающей за перевозку груза.

Три экземпляра ТТН передаются водителю в дорогу. При приемке ТМЦ грузополучатель заверяет эти три экземпляра ТТН своей подписью и происходит следующее распределение: Читать далее »

Документооборот предприятия при заказе транспорта у сторонних организаций.

 

В сегодняшних условиях многие предприятия пользуются услугами перевозки грузов, привлекая для этого перевозчиков со стороны — организаций, которые специализируются на грузоперевозках. Для предприятия в этом есть масса плюсов, так как нет необходимости содержать собственный транспортный парк (обслуживать, ремонтировать, контролировать водителей …), есть возможность заказать грузоперевозку у нескольких перевозчиков и выбрать наиболее выгодного для себя по стоимости и по срокам исполнения.

 

 

Читать далее »